『雲端企業郵件』應有的自慢：商務力

『雲端企業郵件』這六個字道出：專為”企業”量身打造的雲端郵件。既然是以”企業”角度為出發點，目前大部分的雲端企業郵件對企業來說，有確實符合使用需求嗎?

總觀市面上稱為企業雲端服務的業者，幾乎著重在郵件歸檔備份、備援服務、郵件主機代管、稽核防護服務和防垃圾信，那商務力呢? 企業最關心的不外乎兩件事：開源與節流。Email行銷最迷人的地方就是以最低的成本，達到高行銷效益來創造營收，而只有防護效應的企業郵件，似乎就顯得單薄!

雲端企業郵件應有的自慢是「商務力」，帶來的價值為：企業用戶因為使用了雲端”商務”郵件而達成開源的商務效益，此時雲端商務郵件即為行銷工具(一種為公司帶來源源不絕收入的行銷厲器，而非單純的溝通工具)

商務郵件應具備的特質如下：

1. 追蹤郵件流向：一般郵件僅具有單項式”發”的功能，寄件者完全不能掌握郵件流向，業務發出的報價單、簡報檔等同飛鴿傳書只能靜待回音。商務郵件應是雙向式，能知道自己寄出的重要資訊是否被開啟、下載檔案或點選。
2. 系統自動回報閱信狀態：目前大家仍停留在要知道客戶是否閱信，只能被動等待Outlook回條的概念，若是收件者不按Outlook的回條，寄件者永遠也不知道客戶是否閱信。商務郵件應當能將閱信狀態自動回報給寄件者，例如：當用戶設定一次Email點擊通知，往後若客戶/潛在客戶在點選重要資訊時，用戶可馬上接收系統傳來的點擊通知，馬上聯繫客戶，把握第一時間促成交易。

3. 行銷分析數據：EDM行銷亦是商務郵件中重要的一環，許多企業都發行電子報、EDM來維護客戶關係或增加產品銷售量。然而，公司想要達到高營收，最根本之道為「瞭解客戶需求」，行銷人員能藉著行銷報表(如：開啟、點擊、轉寄率、連結排名比較表、取消訂閱、開啟歷程時間圖…等多款報表)，找出潛在客戶、熱門商品、每位客戶對應點擊的商品來調整行銷活動方向。

4. 結合客戶管理：EDM行銷強調分眾行銷，將Email傳送給有需求的客戶，這封信才有價值。商務郵件平台應內建小型客戶資料庫(或是能與公司資料庫做API介接)，讓使用者在發信時能快速挑選發報群組。

5. 二次行銷：當客戶在瀏覽EDM時，會點擊有興趣的產品或資訊，此時商務郵件系統若能自動觸發出相關的折價卷，有助於客戶購買商品。

6. 退信原因：商務郵件系統提供多種退信原因給使用者，不但減輕客服部門負擔，也讓寄件者瞭解退信理由為何，而做調整，往後愈發愈順(降低擋信、被封IP的風險)。

7. 稽核與監控機制：Gartner認為「Google仍有不足之處，因為目前Google側重於擴大市場的能力，然而大型企業需要更複雜的電子郵件服務需求，例如金融機構就曾批評Google僅能提供小眾客戶所需的功能，且缺乏郵件監控能力。另有企業抱怨Google缺乏諸如連續性、安全與政策遵循等類別的透明化，使之難以建立更深入的關係」，此文指出gmail雲端商務郵件仍要在稽核、監控方面多加強，其實商務郵件應幫助主管監控，稽核每筆發送內容與郵件流向，讓主管了解業務狀況也減少員工流出機密文件的機率。

8. 自動保護名單機制：台灣個資法日益成熟，系統採BCC保護名單機制，不僅保護寄件者免觸法也避免了收件者名單外流。

9. 過大附件檔自動轉連結：業務人員常因附件檔過大，只能東刪西刪簡報，且許多公司拒收1M以上的附件檔。收件者因附件檔過大而無法看到完整資料或是慘遭擋信，若商務郵件系統能將過大附件檔自動轉連結，立即解決了辦公人員常發生的困擾。

10. 支援多國語系：對於從事國外貿易、長期參展的廠商，他們的客戶群可能來自世界各地，故系統應當支援多國語系，當廠商們在傳送阿拉伯文、韓文、日文…等多種外國語言編輯而成的Email時，郵件不會產生亂碼。

參考引用：http://www.ithome.com.tw/itadm/article.php?c=69804

作者：沛盛資訊 Joy Shen (www.itpison.com)